GENERAL AFFAIR

Dalam sebuah perusahaan/organisasi diperlukan divisi yang mampu mengatur operasional harian kantor untuk mendukung lancarnya kegiatan perusahaan. General Affair adalah satu peran yang penting dalam memastikan lancarnya operasional perusahaan. General Affair (GA) merupakan posisi dalam suatu perusahaan yang umumnya berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional. General Affair yang nantinya akan mengelola urusan operasional kantor baik yang rutin maupun tidak terduga. Dalam perusahaan yang memiliki struktur organisasi sederhana, GA biasanya akan digabung dengan HRD, terkadang juga di bagian pembelian atau purchasing. Namun, pada beberapa kasus, HRD dan GA juga bisa dipisahkan menjadi 2 unit. Hal ini karena HRD berkaitan dengan pengelolaan karyawan, sementara GA mencakup pada aspek operasional kantor.

Bahkan di beberapa perusahaan besar atau sedang (terutama bidang industri yang padat karya), General Affair juga menangani permasalahan Hubungan Industrial (Industrial Relation) baik untuk menyelesaikan masalah internal (kekaryawanan) maupun masalah dengan lingkungan sekitar lokasi pabrik/perusahaan (eksternal).

Tugas General Affair

1. Pemeliharaan Inventaris Perusahaan
   Sebagian besar tugas General Affair adalah memastikan semua aset fisik perusahaan terjaga dengan baik. Hal tersebut mencakup perawatan, perbaikan, dan pengelolaan inventaris kantor. Tujuannya adalah memastikan kelancaran proses kerja dan menjaga agar aset perusahaan berfungsi optimal.
2. Mengatur Pengadaan Barang Kebutuhan Operasional
   Tugas General Affair berikutnya adalah merencanakan proses pengadaan barang dan kebutuhan operasional. Prosesnya mulai dari menentukan kebutuhan barang, mencari penyedia atau vendor yang tepat, menegosiasikan harga, membuat perjanjian pembelian sampai mengelola barang tersebut.
3. Melakukan Pembayaran dan Pembelian
   Bagian integral dari tugas General Affair adalah melakukan pembayaran atas pembelian barang atau layanan yang diperlukan oleh perusahaan. Hal tersebut mencakup pemrosesan faktur, pembuatan dan pengiriman pembayaran kepada pihak yang bersangkutan, dan pemantauan catatan keuangan untuk memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.
4. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Harian

Salah satu peran penting General Affair adalah memastikan pembayaran tenaga kerja harian atau                kontrak berjalan sesuai dengan kebijakan perusahaan. General Affair akan melakukan perhitungan         gaji,   memantau jam kerja, dan mengkoordinasikan dengan bagian keuangan untuk menjamin    pembayaran kepada sudah karyawan sesuai.

Tugas General Affair

Selain menjalankan tugasnya, posisi General Affair memiliki beberapa fungsi penting yang harus dijalankan dengan baik untuk menjaga kelancaran aktivitas bisnis. Beberapa fungsi General Affair adalah sebagai berikut:

1. Memastikan Kelancaran Kegiatan Operasional Perusahaan
   General Affair adalah pihak yang memiliki fungsi untuk mengatur divisi di bawahnya. Maknanya, General Affair berfungsi untuk menyusun dan mengawasi penerapan kebijakan maupun SOP perusahaan terkait penggunaan fasilitas yang ada. Tujuannya adalah mencegah terjadinya kerusakan dan kelancaran kegiatan perusahaan.
2. Perizinan
   Salah satu fungsi utama General Affair adalah menangani berbagai perizinan yang diperlukan oleh perusahaan, mulai dari izin operasional bisnis, kepatuhan terhadap peraturan pemerintah, serta mengurus lisensi dan izin lainnya.
3. Menjalin Hubungan Baik dengan Pihak Luar
   General Affair berperan sebagai perwakilan perusahaan dalam menjalin hubungan baik dengan pihak luar, seperti vendor, pemasok, lembaga pemerintah, dan masyarakat sekitar. Membangun dan memelihara hubungan positif akan membantu mendukung kerja sama yang saling menguntungkan dan menjaga reputasi perusahaan.
4. Pemeliharaan dan Perawatan
   Fungsi penting lainnya dari General Affair adalah memastikan pemeliharaan dan perawatan secara berkala terhadap fasilitas, peralatan, dan infrastruktur perusahaan. Fungsi ini mencakup pemeliharaan gedung, perbaikan peralatan kantor, serta mengatur jadwal servis dan perawatan untuk memastikan semua beroperasi dengan baik.
5. Kesiapan Laporan Berkala

Fungsi General Affair terakhir adalah memastikan kesiapan dan kelengkapan laporan berkala yang diperlukan oleh manajemen atau instansi terkait, seperti proses pengumpulan data, pembuatan laporan terkait kegiatan operasional, kepatuhan perizinan, dan pemeliharaan fasilitas.

Tanggung Jawab General Affair

Dari beberapa tugas dan fungsi General Affair di atas, posisi ini juga memiliki tanggung jawab yang harus dipenuhi. Berikut penjelasannya:

1. Memastikan Lingkungan Kerja Kondusif
   Tanggung jawab utama dari General Affair adalah menciptakan dan mempertahankan lingkungan kerja yang kondusif bagi karyawan. Setiap kebutuhan, pengadaan, dan perawatan fasilitas akan dinilai secara objektif oleh GA. Dengan kondisi kerja kondusif, GA mendukung tercapainya keberhasilan tujuan bisnis.
2. Bertanggung Jawab Atas Proses Pengadaan Barang
   General Affair bertanggung jawab atas proses pengadaan barang dan layanan yang diperlukan oleh perusahaan, mulai dari identifikasi kebutuhan, memilih pemasok, negosiasi harga, serta memastikan pengiriman dan kualitas barang telah sesuai standar perusahaan.
3. Mengecek Legalitas Perusahaan

Tanggung jawab General Affair juga memastikan bahwa semua aspek legalitas perusahaan terpenuhi sehingga kegiatan operasional bisnis juga berjalan lancar. Beberapa di antaranya, seperti menangani prosedur hukum serta administrasi terkait dengan aspek legal perusahaan.

Pusat Training Indonesia baru saja menyelenggarakan pelatihan General Affair yang berlangsung selama 2  hari, pelaksanaan pada tanggal  3-4 Juni  2025, dilaksanakan secara online. Pelatihan diikuti oleh 2 orang peserta dari PT Wira Pradana Mukti. Pelatihan selama 2 hari diisi dengan pemaparan materi yang disertai dengan tanya jawab dan studi kasus oleh trainer dan peserta. Peserta menyampaikan, bahwa mereka banyak mendapat ilmu tambahan di bidang yang ditangani dan menambah ilmu untuk pengelolaan para staf dalam supervisinya.

Tujuan Pelatihan

• Memahami fungsi dan peran manajerial GA di dalam organisasi.
• Memahami arti layanan yang diharapkan oleh organisasi dari GA.
• Mampu menganalisa kinerja GA dan menetapkan area yang masih perlu peningkatan.
• Mampu menetapkan kompetensi standar yang harus dimiliki oleh profesional GA.

Materi Pelatihan:

1. Pengenalan Manajemen General Affair
2. Pengelolaan Fasilitas Kantor
3. Manajemen Ketenagakerjaan
4. Pengadaan dan Pengelolaan Barang dan Jasa
5. Manajemen Acara dan Perjalanan Dinas
6. Kepatuhan Hukum dan Perizinan
7. Manajemen Keuangan dan Anggaran
8. Komunikasi dan Kerjasama Tim
9. Manajemen Proyek
10. Etika dan Nilai Perusahaan
11. Manajemen Krisis dan Kontinuitas Bisnis
12. Inovasi dan Pengembangan General Affair
13. Manajemen Perubahan
14. Pengetahuan Hukum dalam General Affair
15. Pengembangan Keterampilan Kepemimpinan
16. Studi Kasus

Training General Affair dapat diikuti oleh Staf dan Manajer General Affair, Sekretaris dan Asisten Eksekutif, yang ingin meningkatkan kompetensi dan ilmunya. Dapatkan penawaran menarik dan kompetitif dengan menghubungi via WhatsApp di 081355460688, 081218600928, dan 081283928224 ataupun bisa menghubungi di 021-7477 7747.

INSTRUKTUR TRAINING

Training akan dibawakan oleh trainer/pemateri yang berpengalaman di bidangnya.