PELATIHAN EDMS

PENGERTIAN EDMS

Electronic Document Management System (EDMS) adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengelola, menyimpan, dan mengakses dokumen secara elektronik. Pentingnya mengikuti EDMS terletak pada efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan informasi. Dengan menggunakan EDMS, perusahaan atau organisasi dapat mengurangi penggunaan kertas, menghemat ruang penyimpanan fisik, dan meningkatkan aksesibilitas dokumen. Sistem ini memungkinkan pencarian cepat dan mudah, meminimalkan risiko kehilangan atau rusaknya dokumen, serta memastikan keamanan dan keberlanjutan informasi. Selain itu, EDMS dapat meningkatkan kolaborasi antar tim, mempercepat proses bisnis, dan membantu perusahaan mematuhi peraturan dan kebijakan keamanan data. Dengan demikian, mengadopsi EDMS menjadi langkah strategis untuk meningkatkan produktivitas, keamanan, dan responsibilitas organisasi dalam era digital ini.

TUJUAN DAN MANFAAT EDMS

Tujuan dan Manfaat Mengikuti Electronic Document Management System (EDMS):

Tujuan:

1. Efisiensi Pengelolaan Dokumen: Mempermudah pengelolaan, penyimpanan, dan pengaksesan dokumen secara elektronik.
2. Pengurangan Penggunaan Kertas: Minimalkan penggunaan kertas dengan beralih ke format digital, mendukung inisiatif ramah lingkungan.
3. Peningkatan Kecepatan Pencarian: Meningkatkan efisiensi dengan memungkinkan pencarian dokumen secara cepat dan tepat.
4. Peningkatan Kolaborasi: Memfasilitasi kolaborasi tim dengan memungkinkan akses bersama dan pengeditan dokumen secara simultan.
5. Keamanan Informasi: Menjamin keamanan data dan dokumen dengan kontrol akses yang ketat serta audit trail.
6. Pematuhan Regulasi: Memastikan perusahaan mematuhi standar keamanan dan regulasi terkait pengelolaan dokumen.
7. Optimalisasi Proses Bisnis: Mendukung perbaikan proses bisnis dengan otomatisasi tugas dan alur kerja.
8. Pengelolaan Arsip yang Efektif: Mengelola siklus hidup dokumen dengan lebih baik, termasuk pembuangan aman sesuai kebijakan perusahaan.

Manfaat:

1. Penyimpanan Fisik yang Berkurang: Mengurangi kebutuhan akan ruang penyimpanan fisik untuk arsip dokumen.
2. Peningkatan Produktivitas: Meningkatkan efisiensi kerja dan produktivitas karyawan dengan akses cepat dan mudah ke dokumen yang diperlukan.
3. Pencegahan Kehilangan Dokumen: Mengurangi risiko kehilangan atau rusaknya dokumen fisik.
4. Fleksibilitas Kerja: Memberikan fleksibilitas dalam bekerja secara remote dan mengakses dokumen dari mana saja.
5. Penghematan Biaya: Mengurangi biaya pengadaan dan penyimpanan kertas, serta biaya terkait pemeliharaan fisik dokumen.
6. Peningkatan Akurasi dan Keandalan: Menjamin akurasi dan keandalan data dengan kontrol versi dan jejak audit.
7. Resilien IT: Meningkatkan ketahanan sistem terhadap kejadian tak terduga, seperti kebakaran atau bencana alam.
8. Peningkatan Pelayanan Pelanggan: Memungkinkan pelayanan pelanggan yang lebih cepat dan responsif karena akses cepat ke informasi yang diperlukan.

MATERI EDMS

I. Pendahuluan

1. Pengenalan EDMS
2. Definisi dan konsep dasar
3. Sejarah perkembangan EDMS

II. Manfaat dan Tujuan

1. Manfaat Mengikuti EDMS
2. Efisiensi operasional
3. Penghematan biaya
4. Keamanan informasi
5. Kolaborasi yang lebih baik
6. Kepatuhan regulasi
7. Tujuan Pelatihan
8. Memahami konsep dasar EDMS
9. Mampu mengelola dan menyimpan dokumen secara elektronik
10. Mengoptimalkan penggunaan EDMS untuk efisiensi kerja

III. Komponen EDMS

1. Sistem Manajemen Dokumen (DMS)
2. Fungsi dan fitur
3. Klasifikasi dokumen
4. Sistem Manajemen Rekaman (RMS)
5. Pentingnya manajemen rekaman
6. Siklus hidup rekaman
7. Keamanan dan Hak Akses
8. Pengaturan hak akses
9. Proteksi data

IV. Implementasi EDMS

1. Evaluasi Kebutuhan
2. Analisis kebutuhan organisasi
3. Identifikasi proses bisnis yang dapat ditingkatkan
4. Pemilihan dan Pengenalan Sistem EDMS
5. Proses pemilihan vendor
6. Implementasi dan migrasi data

V. Pelatihan Pengguna

1. Penyusunan program pelatihan
2. Pelatihan dasar pengguna
3. Pelatihan lanjutan untuk administrator

VI. Manajemen Perubahan

1. Strategi manajemen perubahan
2. Komunikasi efektif
3. Mendorong partisipasi karyawan

VII. Studi Kasus dan Latihan

1. Analisis studi kasus implementasi EDMS
2. Latihan penggunaan sistem EDMS

VIII. Evaluasi dan Pemeliharaan

1. Evaluasi keberhasilan implementasi
2. Peran pemeliharaan sistem EDMS

IX. Tanya Jawab dan Diskusi

Silabus ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik organisasi atau peserta pelatihan. Setiap bagian dapat dijelaskan lebih rinci dengan materi dan aktivitas yang sesuai.

PESERTA PELATIHAN EDMS

1. Pegawai Administrasi dan Sekretaris:
   • Mempelajari cara efisien menyimpan dan mengelola dokumen elektronik untuk mendukung tugas administratif sehari-hari.
2. Tim IT dan Administrator Sistem:
   • Memahami konsep dan implementasi teknis dari EDMS, termasuk pemilihan, instalasi, dan pemeliharaan sistem.
3. Manajer Operasional:
   • Meningkatkan pemahaman tentang bagaimana EDMS dapat meningkatkan efisiensi operasional dan manajemen proses bisnis.
4. Pengelola Proyek:
   • Mengetahui langkah-langkah implementasi EDMS serta strategi manajemen perubahan untuk memastikan keberhasilan proyek.
5. Karyawan Bagian Keuangan dan Akuntansi:
   • Memahami pentingnya manajemen rekaman dalam konteks keuangan dan akuntansi, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi.
6. Staf Legal dan Kepatuhan:
   • Mengetahui cara menggunakan EDMS untuk mengelola dan menyimpan dokumen hukum, serta mematuhi regulasi terkait privasi dan keamanan.
7. Karyawan yang Terlibat dalam Kolaborasi Tim:
   • Meningkatkan keterampilan kolaboratif dengan menggunakan fitur-fitur EDMS yang mendukung kerja tim dan berbagi informasi.
8. Manajer Proses Bisnis:
   • Memahami cara mengidentifikasi dan mengintegrasikan proses bisnis ke dalam EDMS untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas.
9. Pemimpin Organisasi:
   • Menilai dampak strategis dari penggunaan EDMS dalam mencapai tujuan organisasi serta memahami manfaat jangka panjang.
10. Semua Karyawan yang Terlibat dalam Pengelolaan Dokumen:
    • Pelatihan dasar untuk semua karyawan agar dapat menggunakan EDMS secara efektif dalam pekerjaan sehari-hari mereka.

Pemateri/ Trainer Pelatihan di Jakata

Pelatihan ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing. Sebelum pelatihan berlangsung Anda juga dapat berkomunikasi dengan tim training kami untuk menentukan outcome/ kompetensi yang ingin Anda capai setelah mengikuti pelatihan ini.

Metode Pelatihan di Bandung

Materi yang akan disampaikan dalam training menggunakan metode yang terdiri dari presentasi 20% , Diskusi 20%, dan Praktek kurang lebih 60 % dari keseluruhan materi pelatihan yang akan disampaikan oleh pemateri kami.  Namun jika dirasa metode ini kurang tepat untuk Tim dan Perusahaan Anda, tidak perlu sungkan untuk mendiskusikan hal ini kepada tim training kami sehingga kompetensi yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan tempat Anda bekerja.

Lokasi Pelatihan diseluruh Indonesia

Training ini dilaksanakan di beberapa kota-kota besar di Indonesia seperti Ibukota DKI Jakarta, Bandung, Bali, Yogyakarta, Malang, Surabaya, Lombok dan juga kota Batam. Jika Anda membutuhkan pelatihan di kota lain silahkan menghubungi tim marketing kami.

Jadwal Training Terbaru di Tahun 2024

Januari : 16-17 Januari 2024
Februari : 13-14 Februari 2024
Maret : 5-6 Maret 2024
April : 24-25 April 2024
Mei : 21-22 Mei 2024
Juni : 11-12 Juni 2024
Juli : 16-17 Juli 2024
Agustus : 20-21 Agustus 2024
September : 17-18 September 2024
Oktober : 8-9 Oktober 2024
November : 12-13 November 2024
Desember : 17-18 Desember 2024

Jadwal tersebut juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta

Investasi Pelatihan terbaik di tahun 2024 ini :

Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas Pelatihan untuk Paket Group (Minimal 2 orang peserta dari perusahaan yang sama):

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan .
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or bagpack (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive

Jadwal Pelatihan masih dapat berubah, mohon untuk tidak booking transportasi dan akomodasi sebelum mendapat konfirmasi dari Marketing kami. Segala kerugian yang disebabkan oleh miskomunikasi jadwal tidak mendapatkan kompensasi apapun dari kami.