PT PUSAT TRAINING INDONESIA SUKSES SELENGGARAKAN TRAINING EFFECTIVE COMMUNICATION DI PT REIKKEN QUALITY TOOLS

Waktu Pelaksanaan: 29 Agustus 2026
Lokasi: Meeting Room PT Reikken Quality Tools, Cibarusah, Cikarang, Bekasi
Peserta: 30 orang
Penyelenggara: PT Pusat Training Indonesia

Pentingnya Training Effective Communication

Komunikasi merupakan kemampuan penting di lingkungan kerja. Komunikasi yang baik bukan hanya tentang menyampaikan informasi. Pesan juga harus dipahami, direspons, dan ditindaklanjuti dengan tepat.

Dalam lingkungan profesional, komunikasi dilakukan melalui berbagai media. Misalnya, komunikasi tatap muka, WhatsApp, dan telepon. Setiap media memiliki karakteristik yang berbeda. Karena itu, cara menyampaikan pesan perlu disesuaikan.

Melalui Training Effective Communication Skills, peserta mendapatkan pemahaman praktis tentang komunikasi yang efektif. Materi mencakup komunikasi dengan rekan kerja, klien, dan orang yang baru dikenal.

Tujuan Training Effective Communication

Training ini bertujuan meningkatkan kemampuan peserta dalam membangun komunikasi dua arah. Selain itu, peserta memahami etika komunikasi profesional.

Setelah mengikuti training, peserta diharapkan mampu:

• Membangun komunikasi dua arah dengan proses penyampaian dan respons.
• Menyesuaikan cara berkomunikasi dengan lawan bicara.
• Menampilkan komunikasi profesional saat bertemu klien atau orang yang baru dikenal.
• Menyusun pesan WhatsApp yang jelas, normatif, dan mudah dipahami.
• Menghindari kalimat yang dapat menimbulkan persepsi negatif.
• Melakukan konfirmasi dan re-confirmation agar pesan diterima dengan benar.
• Menggunakan suara, volume, dan intonasi yang tepat saat berkomunikasi melalui telepon.
• Meningkatkan kualitas komunikasi di lingkungan kerja.

Pelaksanaan Training

Training Effective Communication Skills diselenggarakan pada 29 Agustus 2026. Kegiatan berlangsung di Meeting Room PT Reikken Quality Tools, Cibarusah, Cikarang, Bekasi.

Kegiatan diikuti oleh 30 peserta dari lingkungan PT Reikken Quality Tools.

Training berlangsung secara interaktif. Peserta mengikuti penyampaian materi, diskusi, contoh situasi komunikasi, dan pembahasan kasus yang berkaitan dengan pekerjaan sehari-hari.

Materi Training Effective Communication

Materi training berfokus pada komunikasi yang efektif. Pembahasan mencakup komunikasi tertulis dan komunikasi suara.

1. Komunikasi Efektif adalah Komunikasi Dua Arah

Komunikasi yang efektif bukan hanya tentang berbicara. Komunikasi harus melibatkan proses penyampaian pesan, penerimaan, pemahaman, dan respons.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Sampaikan pesan dengan jelas.
• Berikan kesempatan kepada lawan bicara untuk merespons.
• Dengarkan informasi dan tanggapan dari lawan bicara.
• Pastikan tidak terjadi kesalahpahaman.
• Lakukan konfirmasi jika informasi belum jelas.

Dengan komunikasi dua arah, pesan tidak berhenti pada proses penyampaian. Kedua pihak dapat memastikan bahwa informasi telah dipahami dengan baik.

2. Pentingnya Penampilan Saat Bertemu Klien atau Orang yang Baru Dikenal

Saat bertemu klien atau orang yang baru dikenal, kesan awal sangat penting. Karena itu, penampilan perlu diperhatikan.

Penampilan merupakan salah satu bagian dari komunikasi nonverbal. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain:

• Kerapian pakaian.
• Kebersihan dan penampilan diri.
• Sikap tubuh.
• Ekspresi wajah.
• Kontak mata.
• Cara menyapa.
• Sikap profesional.

Penampilan yang baik dapat membantu membangun kesan profesional. Selain itu, penampilan yang tepat dapat meningkatkan kepercayaan lawan bicara.

3. Gunakan Teks WhatsApp yang Normatif

Dalam komunikasi profesional melalui WhatsApp, gunakan bahasa yang normatif, jelas, dan sopan.

Hindari kebiasaan menyingkat kata secara berlebihan. Bahasa yang terlalu singkat dapat membuat pesan sulit dipahami.

Kurang tepat:

Pak, bs dibantu cek dok ini? Klo sdh kabari ya.

Lebih profesional:

Pak, mohon dibantu untuk melakukan pengecekan dokumen tersebut. Apabila sudah selesai, mohon diinformasikan kepada saya. Terima kasih.

Dengan bahasa yang lebih jelas, potensi kesalahpahaman dalam komunikasi tertulis dapat dikurangi.

4. Tidak Perlu Mengucapkan “Mohon Maaf” Jika Bukan Kesalahan

Dalam komunikasi profesional, penggunaan kalimat “mohon maaf” perlu disesuaikan dengan kondisi.

Jangan menggunakan kalimat tersebut secara otomatis jika masalah bukan berasal dari pihak yang menyampaikan informasi. Hal ini terutama berlaku ketika masalah terjadi karena sistem.

Dengan demikian, pemilihan kalimat perlu disesuaikan dengan situasi. Tujuannya adalah menghindari persepsi bahwa kita mengakui kesalahan yang sebenarnya bukan menjadi tanggung jawab kita.

5. Jangan Menyingkat Teks yang Membutuhkan Kejelasan

Saat berkomunikasi dengan klien, kejelasan pesan sangat penting.

Karena itu, jangan menyingkat pesan hanya agar terlihat lebih cepat atau ringkas. Klien membutuhkan informasi yang:

• Jelas.
• Lengkap.
• Mudah dipahami.
• Tidak menimbulkan interpretasi ganda.
• Menggunakan bahasa profesional.

Pesan yang terlalu singkat dapat kehilangan konteks. Akibatnya, lawan bicara dapat memahami pesan secara berbeda.

6. Jangan Terlalu Banyak Menggunakan Emoji

Emoji dapat digunakan dalam situasi tertentu. Namun, penggunaannya perlu disesuaikan dengan konteks komunikasi.

Terlalu banyak emoji dapat mengurangi kesan formal dan profesional. Hal ini terutama perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan klien, atasan, atau pihak eksternal.

Karena itu, gunakan emoji secukupnya dan sesuai konteks.

7. Gunakan Bullet Point untuk Memperjelas Informasi

Jika informasi terdiri dari beberapa poin, gunakan bullet point. Cara ini membuat pesan lebih mudah dibaca dan dipahami.

Contoh:

Pak, berikut informasi yang perlu diperhatikan:

• Jadwal meeting: Senin, 31 Agustus 2026
• Waktu: 09.00 WIB
• Lokasi: Meeting Room
• Agenda: Evaluasi pekerjaan

Dengan bullet point, informasi menjadi lebih terstruktur. Penerima juga dapat menemukan informasi penting dengan lebih cepat.

8. Komunikasi Melalui Suara

Komunikasi melalui suara atau telepon memiliki tantangan tersendiri. Lawan bicara tidak dapat melihat ekspresi wajah dan bahasa tubuh kita.

Oleh sebab itu, beberapa aspek perlu diperhatikan:

• Kejelasan suara.
• Volume suara.
• Intonasi.
• Kecepatan berbicara.
• Pemilihan kata.
• Kemampuan mendengarkan.
• Respons terhadap lawan bicara.

Cara menggunakan suara dapat memengaruhi bagaimana pesan diterima oleh lawan bicara.

9. Konfirmasi Saat Melakukan Telepon

Saat melakukan komunikasi melalui telepon, pastikan kualitas suara sudah baik.

Salah satu contoh kalimat yang dapat digunakan adalah:

“Apakah suara saya terdengar dengan jelas?”

Konfirmasi dapat dilakukan pada awal percakapan. Hal ini penting ketika kondisi jaringan atau kualitas komunikasi belum dipastikan.

Dengan konfirmasi tersebut, kedua pihak dapat memastikan komunikasi berjalan dengan baik.

10. Selalu Melakukan Re-confirmation

Re-confirmation merupakan bagian penting dalam komunikasi profesional.

Setelah menerima informasi atau instruksi, jangan hanya mengandalkan asumsi. Lakukan konfirmasi kembali untuk memastikan:

• Apa yang harus dilakukan.
• Kapan harus dilakukan.
• Kepada siapa informasi harus disampaikan.
• Apa hasil yang diharapkan.
• Apakah ada informasi tambahan yang perlu diperhatikan.

Contoh:

“Baik Pak, untuk memastikan kembali, berarti dokumen tersebut saya kirimkan hari ini kepada bagian Purchasing. Betul demikian, Pak?”

Dengan melakukan re-confirmation, risiko kesalahan komunikasi dapat diminimalkan.

11. Perhatikan Volume dan Intonasi Suara

Dalam komunikasi verbal, volume dan intonasi suara dapat memengaruhi persepsi lawan bicara.

Volume yang terlalu tinggi dapat memberikan kesan marah atau menekan. Sebaliknya, suara yang terlalu rendah dapat membuat informasi sulit didengar.

Selain volume, intonasi juga perlu diperhatikan agar komunikasi terdengar:

• Ramah.
• Tegas.
• Profesional.
• Tidak monoton.
• Tidak terburu-buru.
• Tidak emosional.

Dengan volume dan intonasi yang tepat, komunikasi dapat terasa lebih nyaman dan efektif.

Jalannya Training

Training Effective Communication Skills berlangsung secara interaktif. Peserta terlibat dalam pembahasan berbagai situasi komunikasi yang dapat ditemui dalam pekerjaan sehari-hari.

Peserta memahami bahwa komunikasi profesional tidak hanya ditentukan oleh apa yang disampaikan. Cara menyampaikan pesan juga sangat penting.

Pembahasan mencakup komunikasi tatap muka, komunikasi tertulis melalui WhatsApp, dan komunikasi melalui telepon.

Selain itu, peserta memahami bahwa kesalahan kecil dalam memilih kata dapat memengaruhi penerimaan pesan. Penggunaan singkatan, intonasi, dan kurangnya konfirmasi juga dapat menimbulkan perbedaan pemahaman.

Poin Penting yang Diperoleh Peserta

Dari training ini, terdapat beberapa prinsip utama yang dapat diterapkan dalam komunikasi sehari-hari.

1. Pastikan komunikasi berlangsung dua arah.
Jangan hanya berbicara. Dengarkan lawan bicara dan berikan ruang untuk merespons.

2. Tampilkan kesan profesional.
Hal ini penting, terutama saat berhadapan dengan klien atau orang yang baru dikenal.

3. Gunakan bahasa yang jelas dan normatif.
Hindari singkatan yang dapat mengurangi kejelasan pesan.

4. Gunakan kalimat secara proporsional.
Jangan mengucapkan “mohon maaf” jika memang bukan merupakan kesalahan yang dilakukan.

5. Perhatikan komunikasi tertulis.
Teks yang jelas dapat mengurangi potensi salah persepsi.

6. Gunakan emoji secara bijak.
Sesuaikan penggunaan emoji dengan situasi dan lawan bicara.

7. Manfaatkan bullet point.
Bullet point membantu menyampaikan informasi yang terdiri dari beberapa bagian.

8. Perhatikan kualitas komunikasi suara.
Sesuaikan volume dan intonasi dengan situasi.

9. Konfirmasi kualitas suara saat melakukan telepon.
Pastikan suara terdengar dengan jelas sebelum melanjutkan percakapan.

10. Selalu lakukan re-confirmation.
Pastikan informasi yang diterima sesuai dengan maksud pembicara.

Kesimpulan

Training Effective Communication Skills memberikan pemahaman kepada 30 peserta PT Reikken Quality Tools mengenai pentingnya komunikasi yang efektif, profesional, jelas, dan terarah.

Komunikasi yang efektif bukan hanya tentang kemampuan berbicara. Kemampuan mendengarkan, memberikan respons, memilih kata yang tepat, memperhatikan penampilan, dan menggunakan media komunikasi secara tepat juga sangat penting.

Selain itu, konfirmasi dan re-confirmation membantu memastikan pesan dipahami sesuai dengan maksud pembicara.

Dengan menerapkan prinsip-prinsip tersebut dalam aktivitas kerja sehari-hari, komunikasi antarpegawai maupun dengan klien diharapkan menjadi lebih efektif dan profesional. Penerapan ini juga dapat membantu meminimalkan kesalahpahaman.

Untuk informasi pendaftaran, silabus lengkap, jadwal training, dan kebutuhan pelatihan khusus perusahaan, Anda dapat menghubungi Cindy – Marketing Professional  PT Pusat Training Indonesia melalui WhatsApp:

+62 812-8392-8224