PELATIHAN MANAGING OFFICE AND FILLING SYSTEM

PENGERTIAN MANAGING OFFICE AND FILLING SYSTEM

Managing office and filing system refers to the organizational structure and procedures put in place to efficiently handle administrative tasks and maintain records within an office environment. 

By prioritizing efficiency and accuracy in managing office tasks and maintaining an orderly filing system, organizations can optimize their operations and enhance overall effectiveness.

DESKRIPSI PENTINGNYA PELATIHAN MANAGING OFFICE AND FILLING SYSTEM

Pelatihan dalam mengelola kantor dan sistem pengarsipan merupakan hal yang sangat penting bagi setiap organisasi. Ini karena, dengan pelatihan yang tepat, karyawan dapat memahami prinsip-prinsip dasar dalam mengatur tugas administratif, mengelola dokumen, dan menjaga ketertiban dalam penyimpanan informasi. 

Dengan demikian, pelatihan dalam manajemen kantor dan sistem pengarsipan tidak hanya meningkatkan kinerja individu, tetapi juga meningkatkan produktivitas keseluruhan dan kualitas layanan yang diberikan oleh organisasi.

TUJUAN PELATIHAN MANAGING OFFICE AND FILLING SYSTEM

1. Meningkatkan Efisiensi: Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dalam menjalankan tugas-tugas administratif, seperti mengelola jadwal, menyusun rapat, dan menangani korespondensi.
2. Meminimalkan Kesalahan: Dengan memahami sistem pengarsipan yang baik, karyawan dapat mengurangi risiko kesalahan dalam menyimpan dan mencari informasi, sehingga meminimalkan kehilangan waktu dan sumber daya.
3. Meningkatkan Produktivitas: Tujuan lainnya adalah untuk meningkatkan produktivitas karyawan dengan memberikan mereka keterampilan dan alat yang diperlukan untuk mengelola tugas-tugas administratif dengan lebih efektif.
4. Menjaga Keamanan Informasi: Pelatihan ini juga bertujuan untuk meningkatkan keamanan informasi dengan mengajarkan praktik-praktik terbaik dalam pengelolaan dokumen rahasia atau sensitif.
5. Mendorong Kolaborasi: Dengan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana mengatur dan berbagi informasi, pelatihan ini dapat membantu dalam mendorong kolaborasi antar tim dan departemen dalam organisasi.
6. Menyediakan Dasar untuk Pengembangan Karier: Pelatihan dalam manajemen kantor dan sistem pengarsipan juga dapat menjadi dasar bagi pengembangan karier karyawan, karena keterampilan ini diperlukan di berbagai bidang dan tingkat jabatan.

MATERI PELATIHAN MANAGING OFFICE AND FILLING SYSTEM

1. Pengenalan Manajemen Kantor:
   1. Definisi dan pentingnya manajemen kantor.
   2. Peran dan tanggung jawab dalam manajemen kantor.
   3. Prinsip-prinsip dasar dalam manajemen kantor.
2. Pengorganisasian Tugas Administratif:
   1. Pengelolaan jadwal dan kalender.
   2. Penanganan korespondensi dan komunikasi.
   3. Penyusunan rapat dan agenda.
3. Prinsip-prinsip Sistem Pengarsipan:
   1. Jenis-jenis sistem pengarsipan.
   2. Prinsip dasar dalam penyusunan dan pengelolaan sistem pengarsipan.
   3. Penanganan dokumen elektronik dan fisik.
4. Teknik Penyimpanan dan Pencarian Dokumen:
   1. Penyusunan struktur file yang efisien.
   2. Penggunaan label dan klasifikasi dokumen.
   3. Teknik pencarian dokumen yang cepat dan efektif.
5. Keamanan Informasi:
   1. Pentingnya keamanan informasi.
   2. Praktik-praktik terbaik dalam menjaga keamanan dokumen.
   3. Pengendalian akses dan pembatasan informasi.
6. Penerapan Teknologi dalam Manajemen Kantor:
   1. Pengenalan perangkat lunak manajemen dokumen.
   2. Penggunaan aplikasi produktivitas (misalnya, Microsoft Office, Google Workspace).
   3. Integrasi sistem manajemen dokumen dengan aplikasi lain.
7. Kolaborasi dan Komunikasi Tim:
   1. Mendorong kolaborasi antar tim dan departemen.
   2. Penggunaan alat kolaborasi online (misalnya, email, pesan instan, platform kolaborasi).
8. Keterampilan Interpersonal:
   1. Komunikasi efektif.
   2. Manajemen konflik.
   3. Kerja tim dan kerjasama.
9. Pemecahan Masalah dan Pengambilan Keputusan:
   1. Strategi pemecahan masalah.
   2. Proses pengambilan keputusan yang efektif.
10. Pemeliharaan Sistem dan Evaluasi Kinerja:
    1. Pemeliharaan rutin sistem pengarsipan.
    2. Evaluasi kinerja sistem dan identifikasi area perbaikan.

PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN MANAGING OFFICE AND FILLING SYSTEM

1. Pegawai Administratif: Pegawai yang bertanggung jawab atas tugas-tugas administratif sehari-hari, seperti menyusun jadwal, menangani korespondensi, dan mengelola dokumen, akan sangat mendapatkan manfaat dari pelatihan ini untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas mereka.
2. Manajer dan Supervisor: Manajer dan supervisor di berbagai tingkatan memerlukan pemahaman yang kuat tentang manajemen kantor dan sistem pengarsipan untuk efektif mengawasi dan mengelola kinerja tim mereka.
3. Staf Keuangan dan Akuntansi: Bagi staf keuangan dan akuntansi, kemampuan untuk mengatur dan mengelola dokumen keuangan dengan baik sangat penting. Pelatihan ini dapat membantu mereka dalam memperoleh keterampilan yang diperlukan untuk memastikan ketepatan dan keteraturan dalam pencatatan keuangan.
4. Staf Penjualan dan Pemasaran: Staf penjualan dan pemasaran perlu memiliki keterampilan organisasi yang baik untuk mengelola jadwal pertemuan, menyusun presentasi, dan mengelola dokumen penawaran kepada pelanggan. Pelatihan manajemen kantor dan sistem pengarsipan akan membantu mereka dalam memenuhi tuntutan tugas-tugas administratif ini.
5. Staf Layanan Pelanggan: Staf layanan pelanggan seringkali harus mengelola data pelanggan dan menyimpan catatan interaksi dengan pelanggan. Pelatihan ini dapat membantu mereka dalam mengatur informasi pelanggan dengan baik dan merespons kebutuhan pelanggan dengan lebih efisien.
6. Staf TI (Teknologi Informasi): Staf TI bertanggung jawab atas pengelolaan infrastruktur IT dan sistem pengarsipan elektronik. Pelatihan ini akan membantu mereka dalam memahami prinsip-prinsip dasar pengelolaan dokumen dan sistem pengarsipan yang aman dan efisien.

Pemateri/ Trainer Pelatihan di Jakata

Pelatihan ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing. Sebelum pelatihan berlangsung Anda juga dapat berkomunikasi dengan tim training kami untuk menentukan outcome/ kompetensi yang ingin Anda capai setelah mengikuti pelatihan ini.

Metode Pelatihan di Bandung

Materi yang akan disampaikan dalam training menggunakan metode yang terdiri dari presentasi 20% , Diskusi 20%, dan Praktek kurang lebih 60 % dari keseluruhan materi pelatihan yang akan disampaikan oleh pemateri kami.  Namun jika dirasa metode ini kurang tepat untuk Tim dan Perusahaan Anda, tidak perlu sungkan untuk mendiskusikan hal ini kepada tim training kami sehingga kompetensi yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan tempat Anda bekerja.

Lokasi Pelatihan diseluruh indonesia

Training ini dilaksanakan di beberapa kota-kota besar di Indonesia seperti Ibukota DKI Jakarta, Bandung, Bali, Yogyakarta, Malang, Surabaya, Lombok dan juga kota Batam. Jika Anda membutuhkan pelatihan di kota lain silahkan menghubungi tim marketing kami.

Jadwal Training Terbaru di Jogja Tahun 2025

• Januari : 16-17 Januari 2025
• Februari : 13-14 Februari 2025
• Maret : 5-6 Maret 2025
• April : 24-25 April 2025
• Mei : 21-22 Mei 2025
• Juni : 11-12 Juni 2025
• Juli : 16-17 Juli 2025
• Agustus : 20-21 Agustus 2025
• September : 17-18 September 2025
• Oktober : 8-9 Oktober 2025
• November : 12-13 November 2025
• Desember : 17-18 Desember 2025

Jadwal tersebut juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta

Investasi Pelatihan terbaik di Bali tahun 2025 ini :

Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.

Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.

Fasilitas Pelatihan untuk Paket Group (Minimal 2 orang peserta dari perusahaan yang sama):

• FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
• FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan .
• Module / Handout
• FREE Flashdisk
• Sertifikat
• FREE Bag or bagpack (Tas Training)
• Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
• 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
• FREE Souvenir Exclusive

Jadwal Pelatihan masih dapat berubah, mohon untuk tidak booking transportasi dan akomodasi sebelum mendapat konfirmasi dari Marketing kami. Segala kerugian yang disebabkan oleh miskomunikasi jadwal tidak mendapatkan kompensasi apapun dari kami.

Artikel ini di edit oleh Cindy Felisha. Seorang copywriter proffesional yang aktif menulis di blog khusus bidang jasa pelatihan, kursus dan sertifikasi di Indonesia. Latar belakang sebagai Sarjana Manajemen membuat saya tertarik untuk menulis, mereview dan mendalami bidang ini. Sejak tahun 2020 saya sudah aktif menulis di website pusattraining.com dan beberapa website training lainnya. Apabila Anda tertarik untuk mengikuti Judul Training  silahkan menghubungi saya melalui nomor yang tercantum dalam website ini.