PELATIHAN MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK
PENGERTIAN DAN PENTINGNYA MENGIKUTI MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK
Manajemen pengarsipan elektronik adalah proses menyusun, menyimpan, dan mengelola dokumen atau data secara digital agar dapat diakses, dikelola, dan dipertahankan dengan efisien dan efektif. Pengertian ini mencakup berbagai langkah, mulai dari pengumpulan data, pengindeksan, penyimpanan, hingga pemusnahan dokumen yang tidak relevan. Dalam era digital seperti sekarang, manajemen pengarsipan elektronik menjadi sangat penting bagi organisasi dan perusahaan.
Dengan demikian, mengikuti prinsip-prinsip manajemen pengarsipan elektronik menjadi kunci dalam menjaga kelancaran operasional, keamanan informasi, dan keberlanjutan lingkungan bagi berbagai jenis organisasi dan perusahaan di era digital ini.
TUJUAN DAN MANFAAT MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK
Tujuan:
- Meningkatkan Efisiensi Operasional: Mempermudah akses dan pencarian dokumen secara cepat.
- Meningkatkan Keamanan Informasi: Melindungi data sensitif dari akses yang tidak sah.
- Mengurangi Biaya Penyimpanan: Mengurangi biaya penyimpanan fisik dan pengelolaan arsip.
- Meningkatkan Ketersediaan dan Aksesibilitas: Memungkinkan akses dokumen dari mana saja dan kapan saja.
- Mematuhi Regulasi dan Kebijakan: Memastikan organisasi patuh terhadap regulasi dan kebijakan terkait pengarsipan dan privasi data.
- Mengurangi Risiko Hukum: Menjaga kepatuhan hukum terhadap retensi data dan penghapusan yang tepat.
- Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas: Memudahkan pelacakan riwayat dokumen dan aktivitas pengarsipan.
Manfaat:
- Efisiensi Operasional: Menghemat waktu dalam mencari dan mengelola dokumen.
- Kecepatan Akses: Memungkinkan akses cepat dan mudah terhadap informasi yang diperlukan.
- Keamanan Data: Melindungi data dari ancaman keamanan dan risiko kerusakan.
- Peningkatan Produktivitas: Meningkatkan produktivitas dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen.
- Penghematan Biaya: Mengurangi biaya penyimpanan, cetak, dan pemrosesan dokumen fisik.
- Peningkatan Kolaborasi: Memfasilitasi kolaborasi tim dengan memungkinkan akses bersama terhadap dokumen.
- Pemulihan Bencana: Memungkinkan pemulihan yang cepat dan efisien dari bencana atau kehilangan data.
MATERI MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK
Tujuan Umum:
- Memahami konsep dasar manajemen pengarsipan elektronik.
- Mengaplikasikan prinsip-prinsip manajemen pengarsipan elektronik dalam konteks organisasi.
- Memahami pentingnya keamanan informasi dan kepatuhan regulasi dalam manajemen pengarsipan elektronik.
Materi:
- Pengenalan Manajemen Pengarsipan Elektronik
- Definisi dan konsep dasar.
- Perbandingan dengan pengarsipan fisik.
- Sejarah dan perkembangan manajemen pengarsipan elektronik.
- Teknologi dan Infrastruktur
- Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS).
- Database dan sistem penyimpanan.
- Integrasi dengan teknologi informasi yang ada.
- Pengumpulan dan Pengindeksan Dokumen Elektronik
- Proses pengumpulan dokumen.
- Metode pengindeksan dan metadata.
- Pengaturan struktur folder dan hierarki dokumen.
- Keamanan Informasi
- Ancaman keamanan dalam pengarsipan elektronik.
- Strategi keamanan data.
- Penggunaan enkripsi dan akses kontrol.
- Kepatuhan Regulasi
- Regulasi dan standar terkait pengarsipan elektronik (misalnya GDPR, HIPAA).
- Retensi data dan kebijakan penghapusan.
- Audit dan penilaian kepatuhan.
- Manajemen Siklus Hidup Dokumen Elektronik
- Pembuatan, penggunaan, penyimpanan, dan penghapusan dokumen.
- Manajemen versi dan revisi.
- Arsitektur informasi dan penataan arsip.
- Implementasi dan Pengelolaan Proyek
- Perencanaan implementasi sistem pengarsipan elektronik.
- Pelatihan pengguna dan pemeliharaan sistem.
- Evaluasi dan peningkatan berkelanjutan.
- Tren dan Inovasi dalam Manajemen Pengarsipan Elektronik
- Pengembangan terbaru dalam teknologi pengarsipan elektronik.
- Integrasi kecerdasan buatan dan analitika data.
- Pengaruh teknologi blockchain dan distributed ledger.
Metode Pengajaran:
- Kuliah interaktif.
- Diskusi kelompok.
- Studi kasus dan analisis.
- Presentasi proyek.
Evaluasi:
- Ujian tertulis.
- Tugas individu dan kelompok.
- Proyek implementasi sistem pengarsipan elektronik.
- Partisipasi dalam diskusi kelas.
Referensi:
- Understanding Electronic Records, William Saffady.
- Records Management, Judith Read-Smith and Mary Lea Ginn.
- Electronic Records Management Handbook, Philip C. Bantin.
PESERTA PELATIHAN MANAJEMEN PENGARSIPAN ELEKTRONIK
- Pegawai Administrasi: Mereka yang bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen dan data dalam lingkungan kerja.
- Manajer Proyek: Mereka yang perlu memahami manajemen dokumen elektronik untuk mengorganisir dan melacak proyek-proyek.
- Pegawai Keuangan: Mereka yang mengelola data keuangan dan transaksi perusahaan yang perlu diarsipkan dengan benar.
- Staf IT: Mereka yang bertanggung jawab atas infrastruktur dan keamanan sistem yang mendukung pengarsipan elektronik.
- Pegawai HR (Sumber Daya Manusia): Mereka yang mengelola dokumen karyawan, kontrak, dan informasi personal yang perlu diatur dengan baik.
- Pegawai Hukum: Mereka yang memahami persyaratan hukum terkait penyimpanan dan retensi dokumen elektronik.
- Pengusaha dan Pemilik Bisnis: Mereka yang bertanggung jawab atas pengelolaan informasi bisnis yang penting untuk pertumbuhan dan keberlanjutan usaha.
- Pegawai Penelitian dan Pengembangan: Mereka yang perlu mengelola data penelitian dan pengembangan serta paten yang berkaitan.
- Pegawai Layanan Pelanggan: Mereka yang perlu mengakses informasi pelanggan secara cepat dan efisien.
- Pegawai Pemasaran: Mereka yang memerlukan akses cepat ke materi pemasaran dan data pelanggan untuk keperluan kampanye dan analisis.
Pemateri/ Trainer Pelatihan di Jakata
Pelatihan ini akan diberikan oleh Trainer dari kalangan Praktisi, Akademisi dan Konsultan berpengalaman di bidangnya masing-masing. Sebelum pelatihan berlangsung Anda juga dapat berkomunikasi dengan tim training kami untuk menentukan outcome/ kompetensi yang ingin Anda capai setelah mengikuti pelatihan ini.
Metode Pelatihan di Bandung
Materi yang akan disampaikan dalam training menggunakan metode yang terdiri dari presentasi 20% , Diskusi 20%, dan Praktek kurang lebih 60 % dari keseluruhan materi pelatihan yang akan disampaikan oleh pemateri kami. Namun jika dirasa metode ini kurang tepat untuk Tim dan Perusahaan Anda, tidak perlu sungkan untuk mendiskusikan hal ini kepada tim training kami sehingga kompetensi yang diharapkan sesuai dengan kebutuhan Perusahaan tempat Anda bekerja.
Lokasi Pelatihan diseluruh indonesia
Training ini dilaksanakan di beberapa kota-kota besar di Indonesia seperti Ibukota DKI Jakarta, Bandung, Bali, Yogyakarta, Malang, Surabaya, Lombok dan juga kota Batam. Jika Anda membutuhkan pelatihan di kota lain silahkan menghubungi tim marketing kami.
Jadwal Training Terbaru di Tahun 2024
Januari : 16-17 Januari 2024
Februari : 13-14 Februari 2024
Maret : 5-6 Maret 2024
April : 24-25 April 2024
Mei : 21-22 Mei 2024
Juni : 11-12 Juni 2024
Juli : 16-17 Juli 2024
Agustus : 20-21 Agustus 2024
September : 17-18 September 2024
Oktober : 8-9 Oktober 2024
November : 12-13 November 2024
Desember : 17-18 Desember 2024
Jadwal tersebut juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta
Investasi Pelatihan terbaik di tahun 2024 ini :
Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Fasilitas Pelatihan untuk Paket Group (Minimal 2 orang peserta dari perusahaan yang sama):
- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan .
- Module / Handout
- FREE Flashdisk
- Sertifikat
- FREE Bag or bagpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2xCoffe Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
Jadwal Pelatihan masih dapat berubah, mohon untuk tidak booking transportasi dan akomodasi sebelum mendapat konfirmasi dari Marketing kami. Segala kerugian yang disebabkan oleh miskomunikasi jadwal tidak mendapatkan kompensasi apapun dari kami.